程天縱專欄:從「不拉馬的兵」談企業中的無用習性

程天縱
1979到1997服務於惠普,其中1992到1997擔任中國惠普總裁。1997到2007擔任美國德州儀器亞太區總裁;2007到2012加入富士康擔任集團副總裁,2011年兼任集團子公司香港上市的富智康CEO。 2012年6月決定退休,2013年9月投入中國創客運動,協助指導創客創業。 本文已獲作者親自授權整理刊登。

最近在Facebook上看到幾篇談「時間管理」的文章。這些文章多半是用「加法」思考,讓每個人有更多的時間來使用;例如使用碎片時間,像是上下班開車或坐車時間,回到家看電視、發呆、或做無聊事的時間,都可以有效利用來學習或工作。

基本上,我不喜歡用「加法」來提高學習或工作的效率。畢竟人生是要平衡的,不能夠所有的時間都用來拼搏;不為無益之事,何以遣有涯之生?工作與生活必須平衡,有時候無聊事也是有益身心的。

不拉馬的兵

在時間管理上,我反而比較喜歡用「減法」。在分享如何用「減法」來提高工作效率之前,我先說個「不拉馬的兵」的故事。

話說在英國某鄉下地方,有個野戰砲兵團駐紮在當地;為了敦親睦鄰,基地指揮官每年都會舉辦部隊操演,邀請附近的居民們來參觀。

重頭戲當然是砲兵排的實彈射擊操演;只見砲兵們各司其職,裝填砲彈的、測距離的、調高低的,發號施令的、發射砲彈的,行動都十分迅速、而且井然有序;彈彈射出、例不虛發,可見平時訓練精實,當然贏得了觀眾的一致掌聲。

可是,在砲位後方十幾米處,有個小兵站在那兒,從頭到尾一動也不動。

觀眾當中有一位企業家,在演習結束之後趨前向指揮官致意;同時也問了指揮官:「為什麼有個兵從頭到尾站在那裡,什麼事都不做?」

這下考倒指揮官了。因為從砲兵學校訓練開始,就是這麼操作的,從來也沒有人問過這個問題。他當然答不出來。

於是,他回到砲兵學校的圖書館,將過去的操典仔細地研究了一番。才發覺原來是這樣:野戰砲兵必須靈活移動,而19世紀的時候是靠著馬來拖砲;因此在開砲的時候,必須有個兵負責拉著馬,以免馬匹受到驚嚇而到處奔逃。

到了20世紀的今天,已經是靠機動車輛來移動野戰砲;但是那個負責拉馬的兵,還是站在那裡,只是這個兵已經無馬可拉了。

在現代企業的工作環境裡,只要你稍加注意,仍然可以看到許多「不拉馬的兵」站在那裡。

昂貴但無用的「習慣」

1988年,我從台灣惠普調到香港的亞洲總部擔任市場部經理;我的下屬有個Marcom(行銷公關)部門,他們跟一家全球知名的公關公司簽約,為惠普產品在亞洲各國的媒體曝光率做統計分析。

這個公關公司每個月會給我們一份報告。在惠普亞洲總部、及各國的高層之中,大約有三十幾個人會收到這份月報;平均算下來,這家公關公司的服務費用有多麼昂貴,就可想而知了。

我仔細的把這個媒體月報讀了一遍,裡面顯而易見的錯誤就有二十幾個;我從Marcom經理那兒得知,這份月報已經發行了一年半。然而,這些明顯、而且影響重大的錯誤,居然沒有任何一位惠普高層提出來過;結論很簡單:沒有人在看這份報告,而這份報告就是一個很昂貴的「不拉馬的兵」。

再說一個例子:我的老闆,也就惠普的亞洲區總經理 ,是個身高超過一米九的高大老美;平常在辦公室裡走動,特別引人注目。他經常抱怨辦公室裡太擁擠了,到處都是文件櫃,櫃子上還堆滿了許多電腦列印出來的報表和文件檔案。

有一天,他在小張便條紙上寫:「在一個月之內,能發現這張便條紙的人,可以憑此便條紙,到我辦公室兌換港幣100元」。

他趁大家不注意的時候,在佔了三層樓的總部辦公室裡,把20張便條紙塞到電腦報表或是檔案夾裡面。一個月過後,居然沒有任何一個人拿便條紙到他辦公室去兌換港幣100元;這又是一個昂貴的「不拉馬的兵」。

成因與發現

造成這種現象有許多原因,其中一個就是組織人事的更換;俗話說「新官上任三把火」,每個新官都有自己的習慣和作風,不管前朝做什麼,上任以後都會要求屬下依照自己的習慣做事。

由於剛上任的新官對前朝傳承下來的工作並不瞭解、也沒有興趣瞭解,所以最好不要擅自做改變,以免誤了大事。經過幾次改朝換代之後,工作只有增加沒有減少,於是處處都是「不拉馬的兵」。

建議各位朋友,在你的辦公環境裡,花點時間仔細去觀察去了解,一定可以發現許多這類的無用事物。所以,只要你敢用「減法」去消滅掉這些「不拉馬的兵」,在不影響平日生活的情況下,你必定會發現你的時間、資源、效率都增加了。


喜歡我們的文章嗎?按讚立即加入粉絲團 :)

推薦您也參考

獎勵作者

歡迎您以點數獎勵作者:

關於點數的獲得與使用方式,請參閱說明