微軟老兵看軟體開發(5):破壞式創新、技術進步對組織造成的變革動力

葉光釗
曾任台灣微軟研究開發部副總經理、公共事業群技術長,是 IT 業界經歷長達二十年的老兵。對微軟全球技術的開發實務有深入了解,並有獨到見解。

講到「破壞式創新」這個詞,一般人多半想到商業上的競爭案例,這在IT界隨地都是;微軟既是受益者,也是受害者,現在則正在努力生存當中。

而在工程管理這方面的領域中,「破壞式創新」的案例反而比較不明顯;但至少在微軟內部,顛覆既有工法工序,可說是無時無刻不斷激烈進行的過程,也是每個工程師絞盡腦汁想要實現的目標。

魔鬼卡在細節裡

話說台灣微軟的工程團隊,早期有一段時間的重要任務,是軟體以及手冊的中文化。這個工作當然不僅是一般所認為的翻譯工作而已,還有很多技術層面很深的面向;不過不可否認的是,將英文的求助內容翻譯成中文,在整個專案的成本與時程中還是佔了最大的比例,而且每個版本所要翻譯的字數,是以十萬字為最小單位;而新版本所要翻譯的字數,又是以級數成長。

這是個典型的成本導向控制專案,而對微軟這樣的商業公司而言,最直接的KPI自然是最低成本與差強人意的品質。更機車的是,即使每個版本字數都會變多,公司卻將目標設定為總成本要比前一個版本低。當時我們常常自我調侃:按公司的期望,理論上總有一天,這個工作會從花錢專案變成賺錢專案;因為成本會變成負的。

以為很完美的流程,實作時總會發現卡在細節裡的魔鬼。

產品組就這樣認輸了嗎? 當然不可能。要讓成本巨幅下降,無窮盡的降低單位成本是不行的,非靠技術變革不可。在很早期,我們嘗試過機器翻譯,但是當時的技術很不成熟,翻譯出來的成品品質難以接受;即使到現在,機器翻譯對長段落文章的翻譯也還是不行,只能用在一些特殊領域的內容。

後來經內部討論,比較可行的方式,是先在以較低的成本把翻譯工作外包給中國,讓他們先翻譯成簡體中文,再以簡繁轉換的技術轉為繁體;最後再用本地人力校對修正。初步估計這樣可以省去三分之一的成本。

這樣聽起來好像很完美,但魔鬼總是卡在細節裡。試了一個版本後,這種做法就繼續不下去了,因為有幾個基本問題難以解決:一是專案程序過於繁複,幾乎沒辦法規劃備案,而且只要當中有一個環節出問題,整個專案時程就卡住了。其二,簡體翻譯雖然是以人工進行,但是品質參差不齊,事後校正的成本反而更高,時間拖得更長。

不過老實說,這樣的實地試驗的收穫也是很寶貴的,至少發現幾個重要的瓶頸;再經過團隊的事後檢討,也規劃出配套的改進方案。另外更重要的是,後續之所以沒有再用這種方法進行中文化,倒不是因為改進方案不夠好,而是因為出現了更好更低成本的新技術,顛覆了既有的流程。

新技術取代舊做法

取代簡繁轉換的新技術,是一種稱為「回收利用」(recycling) 的方法。觀念很簡單:將原始內容以及相對的翻譯,以句子為單位存入資料庫中;當有新的版本要翻譯時,先將原始文句跟資料庫比對,一致或相似度高到一定地步的內容,就直接調用相對應的翻譯出來,貼入輸出的內容,剩下的部分再進行人工翻譯即可。

其實這種技術很早就應用在翻譯上,只是如果重複的內容不多,效益就不明顯;多半用在提供翻譯者輔助用的參考內容。但是當像Office這樣的軟體,到了中後期的版本,雖然每個版本需要翻譯的總字數都會增加,但是跟前一版本重複的內容,比例也越來越高。在這種情況下,回收利用的效益就愈來愈高。

筆者自己做了分析,以當時的單價成本,只要重複的部分超過總字數的45%,回收利用工法的成本就會低於簡繁轉換;而且程序的複雜度比簡繁轉換低很多。

由於數據非常確切,即使簡繁轉換已經使用了一個版本,筆者還是說服管理階層捨棄不用,改採回收利用法。

新技術造成的組織變革

不過,筆者想在這裡談的觀念,不只是技術的更迭而已,更重要的是,這些更迭所帶來的「破壞」。

在微軟,每當發生這種技術的大改變,伴隨而來的就是組織的變化;多半都是團隊解散。在上面的例子中,如果簡繁轉換的流程成功了,代表的就是台灣團隊不需要存在;至少不需要同等規模的人力,而其任務性質也會有很大的改變。

個人和團隊在組織中必須隨時保持危機意識,才能保有一席之地。

在許多的例子中,受影響的團隊多半拒絕變革,或是盡量拖延變革;不過老實說,到目前為止筆者在微軟中看過的例子,任何抗拒改變的團隊,最後都是以悲劇收場,因為從整體組織的角度來看,變革往往是不得不進行的。

長期歷練下來,聰明的微軟工程師也發展出一個新觀念:如果管理階層要求技術大轉換,工程團隊就要想盡辦法徹底精進這種技術,而且最好發展出不同的新技術,顛覆舊做法。也就是說,唯有隨時保持危機意識,才能提高個人與團隊的價值,在組織中保有一席之地。

台灣的開發團隊經過這番轉折,不但保住了團隊,規模沒有縮水,更以此為契機,將僅僅負責中文化的工作內容,全面轉換為以功能開發為導向的組織結構;但其中的點點滴滴,說來又是另一部血淚史。

回顧種種歷程,對筆者來說,這真的是畢生僅見的難得經歷。


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