善用「1 on 1」提高管理效能,促進企業內部溝通

程世嘉
LIVEhouse.in執行長暨共同創辦人,同時身兼遊戲橘子監察人、行政院青年顧問團顧問、及台北市政府市政顧問,從產業面和政府面積極推動台灣網路產業的發展。

不懂帶人,你就自己做到死吧!

了解員工是領導者的責任

領導者真正重要的任務,是激發團隊成員的能力,把對的人擺到對的位子上,然後為他們未來的成長著想;自己做到死,真的很沒意思。

韓非子曾說:「下君盡己之力、中君盡人之力、上君盡人之智。」如果你細細咀嚼這段話,就會發現中西的管理哲學是殊途同歸,會得到一樣的結論。

要怎麼把對的人擺在對的位子上?關鍵就在於溝通和了解員工。除非員工是你原本就熟識的人,否則你不可能透過有限的面試時間徹底了解員工;招募人才也因此永遠存在不確定性和風險。那麼,要怎麼持續降低風險?

對於領導者來說,最有效益的作法,是利用「1 on 1」(一對一對談)深入了解每個人的狀況,並且努力讓這個制度擴散到全公司;這也是我們現在正在積極進行的事情。

不深入了解每個人,不但無法把人擺在對的位子,也無法掌握公司整體的狀況。

溝通的重要性

Ben Horowitz在他的著作中曾經提到:CEO有三種角色需要扮演:「對外」是超級業務、「對內」是溝通者、「內外之間」則是扮演一個好的招募人員。

「溝通」是領導者最重要的價值。CEO 並不需要是三頭六臂的怪物,也不可能當一個全知全能的人;CEO 如果嘗試要當一個全知全能的人,公司很快就會出問題,即使沒有馬上出問題,也會開始為自己的公司埋下一些未爆彈。

而筆者自己體會到的現象是:當我的關注點和重心往哪邊移動的時候,整家公司就會往那個方向傾斜;此時其他我沒有關注到的地方,就會開始出問題。

這也是為什麼我認為強勢領導在未來的世界是行不通的。至少這是我以自己的特質為本位的思考,因為我並不習慣壓著別人做事。在零工經濟(gig economy)逐漸把經濟活動解構的今天,雇主與員工的關係也已經漸漸從「聘用關係」走向「合作關係」或是「夥伴關係」。

未來雇主和員工的關係,會由聘用走向合作,日漸平等。

這是漸漸走向一種「平等」的關係,而不是一種「上對下」的關係,這對於塑造公司文化有決定性的影響:如果 CEO 抱著上對下的關係,在塑造溝通典範的實務上,就自然會採用「我懂你不懂,所以我當 CEO」的態度進行溝通,而不是「我們怎麼一起來讓公司更好?」、「我可以怎麼幫助你?」、「你需要什麼資源」這種平等的態度來溝通。

後者的溝通方式,其實從另一個角度來看,就是把心力放在「如何一起解決問題」,而不是放在「我要讓你覺得我很厲害,所以我當 CEO」。我遇過很多的領導者,急於在團隊面前呈現出「我很強」這種「不能示弱」的溝通方式,其實這只是徒增自己的管理心力,容易讓員工的狀況脫離掌握,自己也淪為窮忙空轉。

這並不表示 CEO 可以偷懶打打嘴砲就好。CEO也必須非常地努力提昇自己,好歹讓自己聽得懂員工在說什麼,可以問出對的問題。畢竟一家公司的事物又多又雜,市場變化又快;自己不努力的話,大部分的溝通都會變成無效溝通。

說穿了,CEO 的角色其實越來越像服務業,是要想著怎麼幫員工解決問題,從這個基礎延伸到如何面對市場挑戰。

1 on 1溝通的做法

回到我們的主題 1 on 1。一旦開始實行,你馬上會發現「好多事情跟我想的完全不一樣」。

這也是筆者之前一段時間忽略1 on 1,重拾後的深切感受:公司大小事情逐漸脫離掌握,要做決策時也因資訊不足而沒有足夠信心;往往一點小事情都得找相關人等溝通才能掌握現況,浪費彼此的時間。

如果你覺得自己也出現這樣的情形,筆者建議你趕快建立1 on 1制度,問一些正確的問題;否則你的決策速度會非常慢,你會變成公司運轉效能的瓶頸。

1 on 1不是拿來純閒聊用的,你的開場白也許是「最近還好嗎?」;但是身為管理者,一定要在寶貴的時間內問對方一些關鍵的問題。以下的問題清單是我累積下來,非常有用的 1 on 1 問題:

  • 你有定期跟你的團隊成員進行 1 on 1 嗎?
  • 你和你 co-work 的人溝通順暢嗎?
  • 你的團隊成員每個人的狀況?
  • 你的團隊成員主動反映什麼重要的事情?
  • 你的每項 OKR 進度如何?
  • 你關心哪些關鍵指標(KPI)?
  • 這些 KPI 與你列出的 OKR 一致嗎?
  • 你在各種事務上大致的時間分配?
  • 哪件事情最近佔去你最多的時間?
  • 你現在做的事情是你想做的嗎?
  • 對於公司最近的策略,有沒有覺得困惑的地方?
  • 有沒有想到任何潛在的風險是我需要注意的?
  • 你最近有發現什麼潛在的好機會嗎?
  • 你覺得我的溝通清楚嗎?
  • 你有任何問題想要問我嗎?
  • 有沒有任何需要我幫忙你的地方?
  • 有任何建議要給我嗎?

如果各位讀者覺得有哪些問題很重要,但是我沒有列出來,歡迎大家在文章下面留言,補充這個問題清單。

這些問題可以直接做成一個檢核表,放在你自己習慣紀錄的地方,就不用每次重新回想,如此又可以減少一些管理的心力。對於每一個直屬於我的團隊成員,我都開一個雙方共享的Google文件以記錄每次會議的內容,而問題清單則是放在 Evernote 持續累積。

以1on1提升管理效能

1 on 1還有一點最重要的是:彼此產生明確的待辦事項,可以放在下次1 on 1時追蹤,協助自己和團隊成員持續往自己訂定的 OKR 前進。每次1 on 1時,我除了會當場記錄這一次會議雙方的待辦事項之外,也直接把這些待辦事項複製貼上到下一次1 on 1的追蹤事項中。

1 on 1並不複雜,只要使用一些簡單的工具來列出問題清單和流程就可以,重點是有沒有徹底執行。

彼得杜拉克在經典著作《杜拉克談高效能的5個習慣》(The Effective Executive) 中提到,高效能的管理者有五個最重要的習慣:

  1. 系統地管理自己的有限時間
  2. 聚焦於實質成果
  3. 善用人之所長
  4. 按照優先順序行事
  5. 做有效的決策

經過一段時間的實踐,筆者發現1 on 1可以當做養成這五個習慣的起點,而且在養成習慣的過程中會讓你不感到孤單。如果你仔細檢視上面的問題清單,就會發現在回答這些問題的過程中,自然就會讓溝通的雙方聚焦在這五項重要習慣上面。

許多失敗者其實都比成功者更加努力。除了難以掌握的機遇之外,從微小的管理方式開始著手,改善自己也改善別人;1 on 1不失為一個好的起點。


喜歡我們的文章嗎?按讚立即加入粉絲團 :)

推薦您也參考

獎勵作者

歡迎您以點數獎勵作者:

關於點數的獲得與使用方式,請參閱說明