遠距工作:數位經濟社會必須擁抱的新工作形態

施典志
曾任 Yahoo/Flickr 社群經理、 PC home 雜誌責任主編/副總編輯、博客來網路書店總經理特助、行銷部專案經理、城邦集團電腦人文化研究員、《Download! 網路學習誌》副總編輯等職務,熱衷社群經營、科技文化觀察分析。現任Rocket Café火箭科技評論總編輯。

今天(2016年10月18日),行政院新任政委唐鳳每周三周五透過遠距方式辦公的消息,意外又不意外地成為媒體焦點,引發網友論戰;為此唐鳳還特別錄了一段影片,說明她遠距工作的內容和方式。

對過去以製造業為主,思維上還無法脫離製造業的台灣社會來說,不在辦公室的遠距工作似乎是件新鮮事;不論是工作者還是經營者,未必都能接受這種「看不到人工作」的新模式;但國外已經有非常多的各種企業提供員工遠距工作的選項,更有許多工作職務本身就是採遠距工作形式。而在某些跨國公司中的跨國團隊,由於地理的限制,不可能讓所有成員共聚一堂工作,某種程度上這也算是遠距工作的一種形態。

許多研究證實,企業提供遠距工作能提高員工生產力與滿意度,並且降低成本。

目前已經有非常多的線上工具,可以幫助遠距工作者彼此協同作業,例如唐鳳在影片中提到的sandstorm.io,結合了專案管理、線上會議、文件管理、檔案共享等多種功能,可以讓分散各地的團隊成員,以極低的成本相互溝通,交換工作資料與訊息。除了某些必須在特定地點才能取用的資源(例如特殊工作用設備,或是在固定地點與人接洽)之外,遠距工作其實是十分可行的。

企業應該接納遠距工作的理由

對企業來說,讓員工遠距工作,表面的好處是節省了辦公室空間與設備的成本,但綜合國內外的研究,開放遠距工作最大的好處就是生產力的提升,以及提高對人才的吸引力。

遠距工作的生產力較高

國外有許多研究證實遠距工作者的生產力,比綁在辦公室中還高。主要的原因歸納如下:

  • 更加專注:在辦公室環境中,經常會有各種讓工作者分心的狀況。在一項針對辦公室分心的調查研究中指出,大聲講話的同事(61%)、喜歡三不五時跑來串門子的人(86%)、無法獨處的環境(40%),是降低生產力的三大主因。
  • 工作時間反而增加:蓋洛普公司以及AT&T的調查都不約而同指出,在家工作者的工作時數反而比在辦公室要長,AT&T的資料是每周長了五小時。原因是遠距工作者會把工作時間切開,甚至在傳統的下班時間內也在工作,所以工時反而比較長。
  • 員工在工作上的互動反而更好:包括蓋洛普研究指出,遠距工作者在工作上的互動比在辦公室中還高了4%,原因是在辦公室中的互動品質並不一定比較高。哈佛商業評論的調查指出,如果有人請假或出差,回到辦公室反而要花更多精力才能跟上討論進度。
  • 合作更密切:許多老闆會認為不在辦公室中,員工就難以協同工作(Yahoo的CEO Marissa Mayer就以此限制員工在家工作);但調查研究指出,這種理論是站不住腳的。拜各種線上協同作業工具與影像會議之賜,54%美國遠距工作者認為他們的協同作業情況比在辦公室中還好;再加上遠距工作減少了與工作無關又讓人分心的面對面聊天行為,也會讓與工作相關的討論更加聚焦。
  • 員工對工作的滿意度會提高:根據這項調查的發現,由於工作的自由度提高,加上免於通勤的舟車勞頓,遠距工作者對工作的滿意度和快樂程度,都比每天綁在工作場所的員工要高。

對人才的吸引力

遠距工作對於許多人來說是極具吸引力的,特別是在數位新經濟時代,許多依靠腦力工作,無需固定在特定地點的職務,如果提供遠距工作的選項,會有以下好處:

  • 吸引到真正的人才:許多以創意和腦力為傲的工作者,並不喜歡傳統的管理方式,更不喜歡綁在辦公室中。如果想要吸引這些人才,公司就必須提供遠距上班的選項。
  • 吸引異地人才:對工作者來說,到不同的地方工作總是比較困難;相對的,提供遠距工作選項的公司,可以讓這些人沒有後顧之憂,企業也能得到跨越國界的全球人才。

遠距工作將成為常態,個人和企業都應該擁抱

就個人的觀察,台灣對遠距工作的接受度不高,管理技術和觀念的落後恐怕是主要的關鍵。

遠距工作是假議題,真正的議題是企業和個人如何面對數位新經濟社會的挑戰,改變並提升管理與工作觀念與技術。

但話說回來,台灣人其實也不是那麼不熟悉遠距工作。很多老闆喜歡在下班時間透過LINE交辦工作事項,這其實就是另類的遠距工作了。

無論如何,遠距工作是未來數位新經濟社會必然出現的現象,企業和個人應該如何調整、接受並擁抱遠距工作型態?以下是筆者的幾項建議:

企業的挑戰

  • 管理觀念與技術的提升:過去勞力密集的時代,各種管理觀念主要是管員工的屁股,用上下班打卡和各種監視制度來管理員工。這種管理方法最大的漏洞,就是假設員工坐在辦公室的時間就是在工作。這是典型的以屁股決定腦袋的邏輯。在數位新經濟時代,應該發展出以工作結果為導向的管理制度,沒有必要去管員工在何地何時、如何完成工作。這樣不但可以把管理資源集中在工作結果的引導與產出,也能提高員工的滿意度和生產力。
  • 新科技的引進:要讓員工遠距工作,企業必須建置一套提供員工協同作業使用的線上工具,包括文件共享、專案管理、線上會議、行程管理、安全連線乃至於各種差旅報支工具等等。有許多國內外公司提供各種解決方案,企業要負擔的成本也並不高。
  • 主管的再訓練:遠距員工的管理方法和在辦公室內,雖然目標是一致的,但技術與技巧有所不同,包括各種管理指標的建立與追蹤、與團隊成員的溝通,以及對各種協同工具的使用與評估等等,對習於傳統工作模式的主管來說,都是必須重新學習的課題。

對工作者的挑戰

  • 自律與當責:遠距工作最需要的就是自律和當責。雖然少了進辦公室的各種束縛,省下了通勤時間與成本,但工作的要求並不會因此減少;如何善用自己的時間,如期如質地完成工作,是遠距工作者最需要建立的能力。有了自律與當責的工作者,管理者就沒有藉口非得把人關在辦公室中就近看管。
  • 即時反應,主動參與:高品質的溝通是讓遠距工作成為可能的重要關鍵,因此團隊成員間的順暢溝通可說是工作成敗的決定因素之一。遠距工作者若能彼此主動參與溝通,並且即時反應各種工作上的需求,將有助於提升團隊成員間的互信,讓工作推動更加順利。
  • 熟悉各種數位工具:至少就現階段來說,適合遠距工作的項目以腦力活動為主,因此善用各種數位工具提高工作效率和品質,會是遠距工作者的優勢與勝出關鍵。
  • 工作與生活的平衡:從上面的調查報告來看,遠距工作由於工時切割的關係,甚至不少遠距工作者即使在病假事假之中仍舊保持若干時數的工作量,整體的工作時數甚至比固定工時的上班族還長,因此個人工作和生活的平衡,也會是需要注意的課題。

事實上國內早就有不少企業開始擁抱遠距工作,甚至出現了完全沒有辦公室的公司;筆者由衷希望台灣的大小企業能藉由擁抱遠距工作,提升自己的管理觀念與技術;再強調一次,遠距工作是假議題,真正的議題是企業的管理觀念與技術是否能夠升級改變,以因應數位新經濟社會的到來。


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