「採購」這份工作的價值,跟你想的可能不一樣

本名戴于千,獨立創意代理商Rules Creative總經理。

台灣的科技(當然還包括許多其他)業界的採購生態不是很健康。這不僅是教育問題,也是價值認知的問題。筆者擔任過7年採購工作,對這方面有深刻的感想。

筆者觀察了一段時間,發現Rocket Café的讀者有不少是業界人士,應該是這類職場心得發表的好管道;所以在這裡整理出一些經驗,來跟大家分享。

「採購」只是花錢買東西?當然不是。

不論在什麼產業,只要說到「採購」這工作,人們的心中就會湧現微妙的觀感差異。舉五個你很容易理解的例子:

  1. 採購 → 職業 → 油水/肥缺 → 負面/正面
  2. 採購 → 人 → 流氓/滿嘴道理只想佔便宜 → 負面
  3. 採購 → 行為 → 花錢與買東西 → 中立
  4. 採購 → 組織 → 弊端 → 負面
  5. 採購 → 組織盈虧 → 降價提升獲利 → 正面

為什麼會有差異性這麼大的呢?想當然爾,因為這是一個「花錢」的工作。

採購身處企業「錢流」的中心,廠商靠他拿訂單、企業也靠他提升獲利;同時,他也是企業對外的主要聯繫窗口之一。就像人的手一樣,世界上的肌膚有各種不一樣的顏色、不一樣的感覺,而採購也只是往世界伸出的其中一隻。

那麼問題來了:「採購只是買東西嗎?如果不僅如此,採購究竟是什麼樣的工作呢?」不說陳腔濫調,我想談的要是「採購對於個人與企業的真正價值」。

古書裡說得好,「修身、齊家、治國、平天下」。照這個邏輯,我的順序也就從「採購之於個人的價值」開始,再談「採購之於企業的價值」。

採購之於個人

採購之於個人,真的是個「肥缺」。你一定想:「這誰不知道?」

然而關於採購真正「肥」在哪,確實有許多人不知道呢。

「油水」這種東西,與筆者的價值觀不符,所以不在討論範圍內;我只談對於長期發展、對於根本有價值的部分。

採購可以擁有無數的「企業樣本」

  1. 採購可以接觸無數或大或小的企業,並瞭解它們的經營管理、組織、財務結構、獲利模式等等。
  2. 企業規模夠大的採購,可以接觸大量的企業管理層領導人,瞭解他們的故事、溝通經營理念、操作手法、給予建議、接受建議、觀察和驗證。
  3. 採購有充足發言權,可以充分表達,實驗及驗證。
  4. 採購可以取得各式各樣的資料:財報、供應商的損益數據、人事等等,只要你想瞭解、敢開口爭取,都有機會取得。

如果你對經營管理有興趣,以上四點採購特有的可能特權,可以提供你不斷學習、持續驗證的機會。得天獨厚、絕無僅有、童叟無欺。

採購可以擁有無數「人的樣本」

採購可以接觸各個層級的人

小從基層業務、財務,上至業務總監、甚至是老闆;其中許多人在企業裡十分成功,有的有好習慣、有的擁有好技術、好觀念或好想法,從觀察供應商端對應你的方式,你能學習到怎麼成為一個好的業務、或是其他你想像得到的相關職位。

採購可以建立起真正的人脈

「建立在『利』字上的朋友,很難成為真正的朋友。」

許多人都會這麼告訴你,多數時候也真是如此。然而擔任採購,你有機會和一些人經歷從「以利建交」到「失去利益交集」的過程;這時,你才有機會體會並檢視,你真正欣賞、與真正能欣賞你的「人脈」在哪。

如果此時還能肯定對方的人格,以及你們背後所蘊藏的潛質、能力、以及魅力,就會變成真正的朋友。

採購可以學會做人

其實我非常討厭「做人」這個詞。人,為什麼需要「做」呢?

然而人與人的互動是複雜的,就像賽局理論裡告訴我們的:A的抉擇與B的對策之間,存在著絕對的相關性;而「做人」的本質,則是「對待人與被人對待」的因果關係。

採購可以培養與人接觸的必要技巧與心理認知

包括談判技巧、業務技巧、演說技巧、心理學、領導技巧、管理技巧、邏輯思辨等等。

在利益交集下,人與人透過各種媒介的接觸,是一切生意成立的根本。而對「人」有興趣,這件事的本身是建立在人格特質上;不論你具不具備這樣的特質,採購這工作都迫使你必須張開眼睛、認真聆聽、而且充分表達自己。

採購易於建立個人品牌

關於這點很直觀,容我不多做贅述,直接舉例:

  1. 人格品牌
  2. 專業品牌
  3. 江湖虛名品牌
  4. 其他

重點是,你得認為自己是個品牌、也珍惜自己這個品牌的價值。

小結

現在你可能會發現,採購之於個人的「肥」,跟錢一點關係也沒有。 錢是虛的、會花掉的;而此外的一切,才是你的長期資產。如同許多名人論述過的:錢,只是達成成就的附加物而已。

採購之於個人的價值 = fx( [聆聽+觀察+表達+反省], [學習+分析+試驗+改善] )

採購之於企業,功能應該強大

採購不是僅止於要求降價、索取資源;如前文所言,我要談的是「採購真正該有的價值」。

在開始談採購前,我想先說業務行銷的定義:

業務行銷工作,是一個將公司商品或服務銷售給客戶的功能職務及流程,其必須達到替客戶(與任職企業)創造價值、溝通價值、並傳送價值的目的;再者,業務行銷人員也必須經營關係,其目的是使組織及利益關係人受益。

常有人說:「買與賣,是一體兩面的行為」,那麼,我們何不從業務(賺錢)的角度來反思採購(花錢)的價值呢?

我們也可以這麼定義採購這工作:

採購工作,是一個將公司之需求和理念銷售給供應商的功能職務及流程,其必須達到替客戶(與任職企業)創造價值、溝通價值、並傳送價值的目的;再者,採購工作者也必須經營關係,其目的是使組織及利益關係人受益。

好,現在我們來將上述各點拆解,一一說明採購所具備的雙向價值。

創造價值、溝通價值、傳送價值

在談這個前,我們得先定義「什麼是價值」?

我認為的「價值」是:

  1. 利益
  2. 商譽
  3. 成長策略
  4. 技術(製程)
  5. 文化與經營哲學

換句話說,一個好的採購人員所背負的,是「替企業與供應商在利益上、商譽上、技術上、技術與製程上、文化交流上與經營哲學(文化/組織/管理/制度)上,創造企業與供應商的價值,然後溝通凝聚價值的共識的同時,將任職企業的價值傳遞給對方。

採購和業務一樣,都是在販賣某一種有形或無形的商品,有形商品是「訂單」,無形商品叫「價值」。

經營關係讓組織與利益關係人受益

讓我們以邏輯來推論這個觀點:這其實是工作的本質,企業付薪資聘僱你來工作,而你是對外的窗口;所以在與外部接觸、建立良好關係的根本目的,就是為了讓組織與利益關係人(老闆、員工、股東)受益。

銷售公司需求與理念的功能及程序

如同上述所談到的,你是在與供應商溝通的過程中創造、溝通、傳送價值,而實踐這個目的的管道,還是得透過企業賦予的功能、以及行動的權利來實現。

小結

對於企業而言,採購是行銷與業務之外,對外溝通的另一扇窗:業務應對上游,採購應對下游(有時也含上游),採購必須將雙邊利益放在同一個天秤上,努力達到平衡與協調,這樣長期才能將企業的利益極大化。

總結

看完前面「採購之於個人」與「採購之於企業」的論述,你可能會發現:採購工作其實也可以叫做「採購行銷」。

採購在採買商品、也在銷售願景;採購在說服供應商相信企業的願景與價值(短期或長期),從這個角度看,採購在做的事和業務沒兩樣:販售價值、也行銷價值。

最後,我用三點作為總結:

  • 採購與業務是企業的兩把劍,一把朝上揮、一把向下斬;不變的是,這兩個人都在展示自己的價值。
  • 採購最危險的就是忘了根本:別人對你的客氣與尊敬,不一定是因為你這個人,多數時候是因為你腳下的巨人(你的公司)。所以千萬別忘了:擔任採購的你,是站在巨人的肩膀上。
  • 採購這工作非常的「肥」,是因為它充滿了責任、機會、以及價值。

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